在企业信息化程度相对落后的东北地区，瑞祥门业是为数不多的、在规模很小时就全力实施信息化的企业之一。其最大特点就是产品个性化极强，因此瑞祥门业需要软件公司从前期的开发，到后续的维护、升级和跟踪，都能提供一体化、延续性的服务。

　　齐娜，2006年毕业于吉林建筑工程学院，之后就加入了瑞祥木门。设计学的专业知识加上年轻人对计算机的喜好，使她成为了企业的信息技术部门负责人。用齐娜自己的话来说，也算是学有所用吧!成立于1999年的瑞祥门业，在企业信息化程度相对落后的东北地区，算是为数不多的、在规模很小时就全力实施信息化的企业之一。瑞祥门业总经理齐勇龙对此有着更深一层的考虑：对于瑞祥门业而言，其最大的特点是产品个性化极强，可以说每一扇门都要单独设计，这就导致了其基础数据维护的工作量很大，产品成本也难以预算。从系统开发的角度来看，对于非标准化的产品，如何实现规模化设计和生产?瑞祥门业需要软件公司从前期的开发，到后续的维护、升级和跟踪，都能提供一体化、延续性的服务。在这一点上，国产软件优势明显。

　　优化库管流程

　　齐娜表示：“我们一直最关心的就是所有配件的库管，这项工作做好了可以大大降低成本。为此我们规定车间材料采用投料制：仓库根据计划部门制定的生产计划，将一周的材料配套一次性投到车间，如果有些材料(如螺丝等)不能按计划投，则按包装数量整包整包去投。物料计划部门在统计库存的时候，并没统计到车间这部分的库存，因此仓库库存不断增加，车间物料也越积越多，积压的资金金额相当庞大。我们在调研时，问工作人员为什么这样制定流程?这个流程也许在其他公司运作没有问题，但每家公司的管理水平不一样，所以其他公司能用的流程自己不一定适用。后来我们建议将流程改为按单发料，并结合余料退库和车间库存设现场仓等措施，将所有库存纳入ERP系统统一管理，很快将库存降了下来。”

　　在设定材料入库流程的时候，规定材料必须确定单价后才能入账。单价由仓库输入电脑，如果一张入库单中有一项材料不合格就不能入库。很明显，该流程犯了职责不清晰，控制不合理的错误。单价之类属于资金的问题不应该由仓库来管，实际上也管不了，因为采购单价并不是仓库跟供应商谈定的，仓库的基本职责是保证库存数据的准确及时。规定入库单必须全部合格才能入库，也是为了减少仓库和财务的工作量而设定的，但在库存的准确性，以及采购对订单的监控方面都无法满足，直接影响到计划部门，最后结果就是库存不断增加。这还带来一个问题，客户的供应商在报价时，多家供应商的价格基本一样，因为在仓库随时可看到材料的单价。“我们修改后的流程是将单价剥离开来，交财务部门处理，仓库按检验合格数实时入库存账。并且凡是外购材料，编码由仓库部门负责，在流程中并没有设定审核的控制，品名规格的书写也没有一定的规范，结果是一个物料编出很多编码，在建立物料清单(BOM)时有时用A代码，有时用B代码，采购的时候就要多采购，有时A代码对应的BOM被弃用后，A代码对应的材料就变成了呆滞料。我们首先制定了统一的编码原则和配套的品名规格书写规范，并统一交由总部技术部门统一编码，各分厂在需要建立新材料的时候，填写一份物料的详细资料来到总部申请物料号码，这样不仅大大降低了分厂内部的物料库存，而且实现了集团物料需求的统一调度，整个企业的库存也因此可以共享。”

　　最后就是整体的生产计划流程规定。生管部门做好的计划，必须经销售部、物控部、生产部审批，并报生产总监审批后方可执行。一个计划签核下来，需要三到五天的时间。这个流程看起来没什么问题，虽然时间比较长，但是如果不经过这些审核，计划可能就无法执行而变成废纸一张。这里主要的问题就是缺少一个公共的信息平台，将销售、采购、库存、生产等等相关的信息共享出来，让计划部门根据现实情况来制定计划，所以只能通过签核过程或生产调度会之类的形式，来统一协调各部门的进度。这个流程在应用ERP后就被废除掉了，生产计划部门直接利用ERP中的相关信息来制定和调整计划，当然相关部门也必须及时将信息反馈到ERP系统中去，这是企业上ERP系统最基本的要求。
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　　VPN提升信息价值

　　在信息化建设过程中，一定要结合实际需求，对将要组建的公司网络进行细致规划。齐娜表示，瑞祥门业在组建VPN网络时，首先要有实时、稳定的VPN连机质量保证。为了协调各地区的业务营运、提高管理效率，总公司需要随时准确地获取所需数据，因此希望各分公司运营信息可实时返回总部，并维持稳定不中断的连机质量，改善汇整各分点业务数据所花费的冗长时间，以利营销部门快速进行正确的相关业务分析。

　　其次，要具备简易操作、弹性配置等特性。网管的技术水平、每个分支机构的性质规模、上网方式多不相同，相对提高了管理与解决分支外点设备维护的复杂度。因此选择VPN网关设备，必须具备一定的简易程度与高灵活度，以满足不同地点、不同上网方式的弹性需求，实现分点进行轻松的VPN连机，同时也方便总部网管进行远程控管。

　　再着，具有高度企业信息安全性。瑞祥目前各销售分公司及办事处之间业务信息往来频繁，为了保护这些企业内部信息的机密性，避免数据被窃取或侦听，企业对于VPN信息传输的安全性十分重视。尤其是财务账号、客户数据外泄等，是绝对不容许发生的情况。

　　最后，网络需要具备一定的可扩展性。公司成长到一定规模之后必然会进行扩张。随着人员的增加，网络设备也需要更新。考虑到企业未来的快速成长需要，其VPN设备需要具备一定的扩展性能，以满足未来3-5年或甚至更长时间的扩展需求。

　　提升管理知难而进

　　瑞祥门业在2006年进行了信息化升级，由于其行业特点较明显，在上线过程中首先要将产品配件、工艺和边角料成本等难点通过系统予以解决。面对这些问题，与瑞祥门业合作多年的软件厂商ERP的顾问进行了细致分析后，得出了解决方案。通常情况下，要想进行生产过程的控制，BOM分阶是唯一办法，但这也会导致半成品品号的增加。而结合了易飞的工单和工艺管理，则做到了在不增加编码的前提下深入管理，针对每道工艺提供在制量、完成量、报废量、返工量、待转量、调整等数量的控制。提供产品标准工艺及工时信息录入，以作为生产效率评估及标准人工、制费计算依据。工艺转移可依现场状况，不需依工单工艺的标准顺序转移，充分发挥中小企业对生产的弹性运作。转移单除记载各工艺完工数量外，亦记载损坏、返工数量信息，并对工艺实际耗用工时做完整记录。

　　齐娜表示：在对门业行业的边角料控制上，由于门业行业不规格物料种类繁多，通过有效的控制，采用拼板、替代等手段可以节约很大一部分成本。有些管理好的企业，甚至可以主产品不赚钱或少赚钱，光是通过边角料的节省就可以增加利润。但是在系统中管理一直是一个问题，使用易飞系统后，通过按材质、体积、尺寸大小范围来编号，并将编号设置为取代关系，这样可以有效满足物料计划将余料纳入考虑的需求。