勿让IT成为无底洞，投资也应以节约为本

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责任编辑：郝鹏

勿让IT成为无底洞，投资也应以节约为本

发表时间：2007-03-30 23:38:01.0 作者：灵犀来源:中小企业IT采购

　　对一家现代企业而言，企业要发展就要投资IT；而对于一家中小企业而言，投资IT前的“讨价还价”可以算是常事。

　　张先生是一家中型企业的CIO，他为人最大的特点就是节约意识很强，这一点也充分体现到了他的工作当中。作为制造型企业的CIO，他感觉很有必要给同事们上一堂“节约课”。制造企业设备多，员工多，平时不关电脑显示器、打印时纸张浪费现象随处可见。利用社会大环境，在单位营造一种“节约”的氛围，可以节约一笔资金。

　　水电、纸张是看得见的浪费，陈卓知道，还有一块看不见的浪费，IT部门是“罪魁祸首”。信息部门每年做IT预算的时候，总是习惯多要一些钱。作为CIO，张先生习惯了和CEO、CFO“讨价还价”，他知道每年预算都会被砍掉一部分，因此他就预先留出这部分。

　　去年，张先生打算升级一部分电脑硬件，加上运营维护费用，预计10万元足够了。他在计划书中却写了14万元，可谁知领导心情好，只砍掉了2万元，最后实际拨款是12万元。

　　有钱不用，过期作废。因此，不少性能仍然很好的机器和硬件设备，也都跟着破旧零件一起“下岗”了。打印机换成多功能一体机，台式电脑换成笔记本，每个部门的同事都高兴，唯独张先生却在自己心里为这些无辜报废掉的设备心疼不已。久而久之，在张先生的企业中，IT规划的适宜性变成了一纸空谈。

　　此外，面子、形象等也是影响企业信息化建设的一个重要因素。很多企业都轰轰烈烈上马了ERP、CRM、办公自动化系统，张先生所在的制造行业更是不例外。为此，领导明确表示，以前落后了，现在不仅要赶上，还要超过其他企业。因此选型时不顾实际情况，尽选名牌、大牌，既气派又时髦，让来参观的同行们羡慕不已，领导更是笑得合不拢嘴。

　　可是张先生心里明白，在国外，即使是大型企业中，IT投入也是很省的。而他花高价买来的系统却并未全部排上用场，很多系统都是多余的，可这话也不能明说。在他看来，他的部门着实成了企业的“成本中心”。

　　如果要发展“节约型经济”，必须要从IT开刀，为企业的IT建设节省成本。但是在现有企业中，又该如何下手呢？张先生找不到适合的答案。

　　完善IT管理制度

　　其实节约是一个管理问题，管理越规范，管理粒度越小，节约就越能够保障，越能够体现出成效。制定和创新与节约型IT战略配套的制度是可行的、有效的和必要的。

　　例如，企业办公在某些环境中需要一些纸质文件，那么在其生成过程中是不是还有潜力可挖呢？有的。这就不仅要有节约意识，还要有相应制度作保障，就是坚持“不是最终文件不打印”的原则，当然还有双面打印等。即使是一些讨论稿，还可以采用经济模式或草稿模式来打印。

　　可不要小看这种打印模式，它确实可以为企业节省不少耗材。只要在打印操作前，进行“预览”就可以了。绝大多数打印机的驱动程序中都设置了此类选项供使用者选用，只是往往在企业中并没有以节约的观念来有意识的操作，而是简单的一路“确认”到底，使用了系统的默认模式。再有，对于一式多份的文件，是否都需要打印生成呢？当综合测算了打印和复印的成本后就会发现，打印的成本远大于复印的成本。因此，在这种情况下，就只需打印一份文件，其它则通过复印来得到，千万不要把打印机当作印刷机使用。

　　综上考虑，在设备投入方面要科学选型合理配置，在应用方面要从领导做起，更新观念，树立全体员工的节约意识，并作为企业文化建设的重要内容，就不仅可以节约IT投资还为企业奠定了宝贵的精神财富。

　　选型时多关注TCO

　　多数企业的信息化是从办公自动化开始的。应用最多的也是打印文件和报表。所以打印机是必备的外部设备，企业在尝到甜头的同时也更加依赖于它。虽然打印机的价格从十几年前的几万元直落到今天的几千元，但后续的耗材和纸张的消耗却是个无底洞。

　　所以，从选型开始就要选定那种工作稳定可靠、耗材低廉，综合测算打印成本低的机型。也就是说，并不是价格越低的越经济。要选择适合自己应用条件的机型才能充分发挥其效能。

　　例如，A部门打印工作量不是很多，那就配备一台普通打印机就可以满足需求了。但B部门打印工作量比较多，如果配备了一台普通打印机，虽然购置价格低但由于打印机每天都处于超负荷运行状态而缩短了使用寿命造成提前“退休”，折算下来打印成本反而会增加了。

　　如果选择一台打印负荷能力相对大些的机型，虽然购置价格稍高一些但使用寿命较长，综合打印成本反而比较低。

　　也就是说，在考核打印机性能指标时除了关注打印精度、打印速度等，还应关注“打印负荷量”这个重要的指标。

　　另外，并不是每台PC都需要配备打印机，网络技术的发展给我们提供了资源共享的途经。完全可以把打印机作为共享设备来供数台PC共同享用。这样不仅减少了打印机的闲置，还节省了投资。

　　“以租代买”好处多

　　此外，IT租赁的出现，也为CIO们提供了一个有效的“投资杠杆”，使他们可以放大手头有限的预算，获得数倍于预算的IT产品。

　　举一个简单的例子：张先生今年可用预算额度仅剩10万元，但眼前的IT采购需求为30万元，张先生可以通过一个三年期租赁一次性使用上所需的全部30万元设备，现有的10万元预算可用来支付当年的租金，剩余的租金则可打入明年和后年的IT预算中。

　　既然有租赁来解决IT采购的不时之需，CIO也就不必为留一手而申请不必要的预算额度了。IT需求得以及时满足，又避免了为花光冗余预算而做的盲目IT采购。

　　可见，租赁可以帮助CIO将预算变活，真正做到“随需”IT建设，从而避免浪费，实现“节约型”IT。
随着科技的迅速发展，IT的更新周期不断缩短。企业常常遇到这样的情况：设备仍在照常运转，但稳定性或生产效率已经不能满足要求，升级是必要的，但问题是：一，淘汰下来的设备虽然还有价值，却往往只能接受堆进仓库的命运；二，新上的IT技术在短期内有可能又要面临更新的问题。如此循环下去，生产率是保证了，但却解不开这个IT资源浪费的死结。

　　这就是“拥有”设备要付出的代价。而如果设备是租来的，企业对于设备只是“使用”，所需支付的也只是“使用”的成本，这就避免了对于设备“未使用”部分的资金和资源的浪费。当有升级需求时，只需根据租赁协议先前设定好的条款，将旧设备退还给租赁公司就可以了。旧设备又可以通过恰当的渠道被其他有需求的企业利用，这样一来，旧设备得以在整个市场上流通，从而实现了更大范围的IT节约。

　　培养企业的节约文化

　　节约依靠管理，依赖技术。IT部门是信息实体的信息枢纽，是人才密集的部门之一，一个没有节约意识的IT人，去单独谈节约型IT是不会有成效的。因此，优秀的IT人才是实施节约型IT的前提，也是关键。

　　作为CIO，依靠优秀的节约型IT人才，从技术的角度优化整个公司的IT资源，对IT资源进行合理并且有效的调整和配置，可以为节约型IT战略的实施带来立竿见影的效果。

　　另外，依赖最新的IT技术也是实施节约型IT战略的有效途径。以记者所了解的一家企业来讲，该公司在国内外有30多个营业部，如果以DDN或者Frame relay技术组网，其网络设备固定资产投资和日常运营费用高得惊人，但2004年，该公司就采用了比较成熟的IPSec VPN技术组网并实现互连，既保障了数据的安全性，又控制了成本。

　　因此，只要张先生在当前“讲节约、重效益”的大环境下持之以恒实施IT建设节约战略，有理由相信他所在的企业一定能够建立节约的企业文化。