小块头节省大成本--双面打印应用调查

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小块头节省大成本--双面打印应用调查

发表时间：2006-12-04 15:14:09.0 作者：郑凯

律师事务所遭遇“文件”之累

　　北京市天如律师事务所是一家60人左右的中型律所，不仅为多家政府机构担任法律顾问，还为诸多国内外知名企业提供常年或专项的法律顾问服务，办理过大量的诉讼和非诉讼法律事务，平常在事务所内随处可见摆放的卷宗，日常打印需求和打印量都非常大。

　　作为一个高速成长中的律师事务所，天如在相当长的一段时间内经历了“文”之累。因为律师行业的特点，在接受案件和代理时会有大量的文件需要输出和传送，文印处理工作相当繁复，通常一份卷宗就要耗费上百张纸，办公消耗巨大，其它各种门类的法律文书也是卷轶浩繁、巨细兼收。

　　“律所发展到一定阶段，我们发现每天都要花费大量时间在文印处理上，一份百页左右的文书，复印下来差不多1/4天的时间也就过去了，主要原因是老机型没有双面输出功能，纸张没有得到充分利用，产生极大的纸张浪费。对于经常外出办事的律师来说，携带厚重的文件出门，也是一个不小的负担。随着卷宗的不断增多，我们不得不占用越来越多的面积空间来存放档案资料，自然，人的活动空间就被逐步挤占，办公室也越来越拥挤局促。”天如律师事务所律师张波回忆起以前的情况时，还是不由得满面愁容。

　　之后，更新设备的报告获批之后，天如律所就开始着手进行设备考察，随后，他们选择在双面打印、双面复印及电子装订等功能上表现不错的激光一体机。

　　新机器的自动双面打印和双面复印功能不但可以有效提升办公效率，还可以节省50%的用纸量。这样一来，律师们外出办事，公文包的重量可以减轻一半；经过双面文印处理的卷宗和文书存档也将为律所节省一半的空间；节省的50%的办公用纸，每年也有好几吨，因此节省的费用也不少。

　　在双面打印来到律所后，办公环境发生了焕然一新的变化，双面打印和双面复印功能令纸张的消耗量锐减，办公费用中这一项的支出明显减少，卷宗的厚度也得到了有效缩减，这不仅让经常出差的律师和秘书颇为满意，而且，存放卷宗的档案柜也不再占据那么多的空间。

　　作为设备的采购负责人，张波说：“从律所内部的各个部门到外部的来访客户、宾客，大家都对双面打印给我们带来的效率提升和环境改善赞誉有加。事实证明，我们的选择为律所同事们带来了更好的办公体验，让我们在繁杂的工作中享受高科技带来的高价值。有了这个能干的全能管家，真是如虎添翼，我们律所的业务会更上一个新高度！”

成本减半效率加倍

　　浙江省气象局是一家事业单位，单位现有员工60多人。在国家行政事业单位的“效率革命”进程中，浙江省气象局也面临着如何通过提高办公效率来提升整体劳动生产力的问题，在这一过程中，其对现代先进办公设备的依赖与需求也越来越大。2004年12月，浙江省气象局又采购了两台配置双面打印单元的网络激光打印机，进一步提升了单位的工作效率。

　　据工程师郭建华介绍，浙江省气象局自从更新了打印系统后，单位的打印效率确实得到了长足的提高。谈到浙江省气象局为何要采购双面打印机时，他认为，根本原因是单位在不断适应市场变化过程中，对双面打印产生了实际的需求：

　　首先，有越来越多的双面材料需要打印。作为一家事业单位，浙江省气象局下属还有许多地市级的单位，有很多材料，如财务方面的报表等一般都需要统一打印和管理，另外，也需要经常向政府部门提交报告，对于这些页数比较多的文件资料，如果采用单面打印装订成一本则翻起来会很困难，而且，考虑到人们的阅读习惯，也都是双面印刷。

　　同时，这些双面文件资料在普通打印机上完成双面打印，不是一件轻松的事情。需要先打印出文档的奇数页，一页一页地翻转过来，再将翻转好的纸放到纸盒内准备打印偶数页。这种打印方法不仅效率低下，而且，在打印中出现错误在所难免。“采用双面打印功能以后，只须通过打印机驱动程序提供的打印设置便能自动实现双面打印，整个过程无须人员翻纸等操作，打印效率大幅提高，更重要的是，出错率大大降低了。”郭建华对双面打印赞不绝口。

　　其次，节省办公成本的需要。打印成本在浙江省气象局日常办公开支中所占比例很高。为控制打印成本，单位想了不少办法，但效果都不明显。开始时，在公司内部倡导单页纸重复利用，内部交流资料等非正式材料用废纸的背面打印，以降低纸张成本。但经常出现这样的情况，一个员工将已单面打印的废纸放入纸盒内打印内部材料后，接下来打印的另一个员工在打印正式材料时却因打印到废纸上无法使用而须重新打印，造成新的浪费。一些其它节省打印成本的办法，要么是成本节省了，但效率慢了；要么是效率上去了，而成本也上去了，各种办法都收效甚微。

　　而直到采用了双面网络打印机，节省打印成本问题才真正得以解决。“打印机的自动双面打印能先打印纸的一面，再将纸张翻转、送入双面打印单元来打印另一面，从而实现全自动双面打印，不仅能节约了成本，效率也得到了提升。”郭建华说。

双面打印带来环境的改变

　　郭建华认为，浙江省气象局自从采用了双面打印后，在以下几方面给单位带来了明显改观：

　　第一，降低了成本，优化了管理。目前局里的打印机除了双面打印功能外，大都配置了网络激光打印机，不需要联接PC就能独立接入局域网，可以节省一台作为打印服务器的PC机的费用，并且，网络打印机管理起来也更加方便，大大提高了打印效率和维护成本。更重要的是，其双面打印功能能够节省一半的纸张费用，有效降低了单位办公成本。“前些日子，财务部的同事曾算了这样一笔账，我局月平均打印办公材料约6千页，地方单位每月也在4千页，总的算下来要1万页（包括A3幅面），每张打印纸平均按6分钱来计算，由于采用了双面打印，每月可节省纸张费用3百元，一年仅纸张费用一项便可节约成本近4千元，而购买一个双面打印单元也不过一两千元，经济效益显而易见；而且激光打印机一般可以使用3~5年，这样下来，完全可以为用户节省1万5千元左右的成本投入。”浙江省气象局对这笔账算的可是一点都不含糊。

　　第二，节约了空间，为员工创造了更加轻松的办公环境。“以前，公司员工的办公桌上总是堆满了一叠叠的文件，整个办公空间显得非常拥挤、杂乱，为了整理办公环境，浙江省气象局内部进行了许多次内部整顿，并且还专门购买存放文档的柜子，这样一来员工不仅拿放文件很不方便，而且也使办公空间显得更加狭窄。在单位为打印机配置了双面打印功能后，这一情况有了明显改善。双面打印帮助员工减少了50%的文档厚度，大大节约了办公空间，还给了单位员工一个更加轻松的办公环境。”郭建华对双面打印给单位员工带来的更宽阔办公空间津津乐道。

　　第三，通过提高打印质量和速度，进而提高了整体办公效率。相对于共享打印方式而言，网络打印方式本身就具有数据传输速度更快，打印效率更高的打印优势。其标配的自动双面打印模块，更是避免了手动翻页的麻烦，只须按下双面打印功能键，打印时无须人工翻页，即可自动完成双面打印，大幅提升了工作效率。

　　“作为双面打印机的使用单位，我们对双面打印机在节省成本、提高效率、净化办公环境等方面给单位带来的显著变化是非常高兴的。”郭建华说。CBI

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