从纸到数字：信息化推动图书出版业发展革新

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从纸到数字：信息化推动图书出版业发展革新

发表时间：2006-10-16 10:54:09.0 作者：SMB 来源:《中小企业IT采购》第40期

近年来，随着国家经济建设的进一步发展，人们物质生活水平得到了较大的提升，与此同时，人们对精神文明的追求也在不断地加大，对各种图书的需求较往年也有很大的增长。面对国内文化市场的飞速发展，图书出版行业作为精神食粮的源头，如何充分把握读者需求，满足读者对文化需求的多样化和个性化，成为各大出版社需要应对的问题。

另外，受国家政策和越来越开放的市场影响，图书市场竞争更加激烈，出版社之间的竞争日益扩大，选题的争夺日趋激烈，出版社日出一书、日出多书的现象日趋普遍，品种多、版次频、发货量大也是出版社显著的特征，以前对图书单品种的粗放型管理已经无法满足出版行业规范、细化管理的要求。

如何对错综复杂的数据和信息进行及时、准确的分析和处理，从而达到合理利用出版社资源、降低库存、减少资金占用，成为当前出版社整体业务系统信息化建设的一个迫切需要解决的问题。面对进一步发展的图书出版市场，解决方案供应商应该怎样把握用户的需求，提供专业的解决方案赢得用户从而占领市场呢？

信息化提高效率，规划不好引来新问题

当前，各大出版社的业务流程已经进行了专业化细分，日常业务主要分为：编务、出版、发行、财务、书店、电子商务等。进行专业化细分后，各部门可以专注自我领域，使各个业务环节井然有序地高效运转。但图书出版是一个系统工程，部门间协调尤为重要，因此如何提高部门的生产效率和相互之间如何顺畅沟通成为出版社信息化关注焦点。

据调查，目前国内出版社总量约有500多家，其中部分已经组建成出版集团。面对日益激烈的图书市场，不少出版社已经先后展开了信息化建设，为的是提高自己出版社的核心竞争力，改变传统管理手工作业的落后方式，而这一切都是业务需求推动而进行的信息化。

“我社的信息化建设从93年就开始了，当时使用财务管理系统，主要目的是为了减少财务手工做账的工作量，同时也方便管理日常账目”，外语教学与研究出版社数字化管理部主任陈友说道，“经过几年的信息化建设发展，目前我社主要使用了编、印、发、财务、OA等系统，基本包括了出版社的主要业务，使用效果比较满意，工作效率相比以前大大提高。”

从调查情况来看，出版社大多缺乏全面的信息化规划经验，往往采用头痛医头，脚痛医脚的办法，财务部门要进行电算化了，就进一套财务管理软件，编务部门要实现办公自动化，就引进一套OA系统……这种信息化解决方案虽然能提高各部门的生产效率，然而这种“分而治之”的信息建设方式可能带来系统之间的不兼容问题，造成“信息孤岛”，从另一方面加大了整个出版流程各环节沟通协调的成本。

对此，北京云因信息技术有限公司（以下简称云因信息）总经理陈健良认为，出版社由于内部管理的需要，以及进行单品种核算的要求，都要求使用信息化系统来达到改善工作方式，提高工作效率的目的。目前大部分出版社的发行和财务部门都已经或多或少在使用软件，但是这种使用情况还只是处于部门级应用的水平，仅是各部门手工工作的电子化，在提高工作效率、增强出版社库存管理等方面确实起到了很大的作用。当然，有的出版社由于前期规划不好，出版社内部出现了产品信息不统一、书目信息不规范、重复劳动等负面影响。

陈友认为，使用信息化系统后，与原来人工作业相比，虽然从直接效益来看，看不出来什么，但确实大大提高了业务的工作效率。概括起来就是效率高、数据准、统一完整、使用方便。经过多年应用，信息化建设已经相当深入，各环节相互沟通已不成问题，现在出版社的主要业务已经离不开这些信息化系统了。当然，系统也会存在一些问题，因为出版业务需求是在不断变化的，这就要求方案供应商及时根据我们的业务需求变化升级改进系统。

采访得知，从出版社内使用信息系统的角度来看，100%的出版社都多多少少地在使用一些业务管理系统。随着信息化系统的深入应用，针对出版行业的全面解决方案将会得到广泛的应用，因为全面整合的解决方案才能解决目前信息化不充分情况下出现的半手工模式，以及同一个出版社因各业务流程部门间使用不同厂商系统造成的“信息孤岛”问题。

满足用户需求，行业方案商更显优势

随着信息时代的到来，计算机和网络得到了很大的普及。国内许多出版社也完成了计算机、网络平台的建设，我国出版行业在信息化建设等方面与国际同行业以及国内其他行业的信息化建设水平相比还存在一定的差距，以及一些问题和不足。大部分出版社面临的最普遍的问题就是出版社内部的“信息孤岛”现象。大部分出版社的信息化建设仅处于部门级应用，并没有解决编务、出版、发行、财务四个核心环节的一体化和数据共享的问题。

当前，实现出版企业信息化应主要解决以下几个难题：编务环节如何根据市场需求，建立属性全面的选题信息，同时对选题的实施流程进行动态的管理、监控、分析和统计；出版环节如何更科学、更规范地对图书印刷材料、图书生产流程、图书出版费用及生产成本控制进行管理；发行环节如何有效地对发行流程进行管理，获取、统计并分析各类发行数据，以更好地支持决策办公；财务部门如何才能及时、准确地获取出版物的费用成本及成本收入核算，同时进行快速而全面的查询统计和报表汇总等。

对于这些问题，如各部门独立行事，各建一套系统，虽能解决自己的信息化问题，但同时就可能引发上面提到的“信息孤岛”现象，在解决问题的同时带来新的问题。

出版行业信息化的建设目前主要有两种方式，一些出版社根据自身情况，只针对某个环节选择单一的解决方案来实现信息化。比如购买金蝶、用友等通用软件的财务解决方案实现财务管理信息化。另一种方式就是由出版行业专业方案供应商为企业按模块方式提供融合业务流程的整体解决方案，使各业务环节沟通协调更为畅通，系统之间不会产生“信息孤岛”。

陈健良告诉记者，在信息化建设过程中，出版社一般会根据自身情况决定选择软件的标准。早期，出版社选择软件只是为了解决各自部分的电算化问题，注重对本部门工作的实用性方面。随着信息化建设观念的深入，出版社越来越注重软件的一体化、整体性和数据共享性，当然还有性价比等方面。随着出版行业信息应用水平的逐步提高，出版社信息化建设已经不再是盲目上系统，避免了信息化建设的随意性。同时，一些实力不强的软件商也面临淘汰，只有深入把握用户需求并能提供全面整合解决方案的供应商才能在出版行业信息化市场存活。

谈到应该怎样实现出版社信息化，陈友告诉记者，出版社建设信息系统，应该先进行整体规划，然后分步实施，有条件的最好成立专门的信息化小组，作未来3－5年系统建设的规划。因为信息化建设不是一蹴而就的，系统建设周期比较长，而且会随着应用的发展产生变化。外语教学与研究出版社早期信息化建设中就吃过亏，因为当时没有经验，所以没有做好整体规划，投入不足，造成进度比较慢，也给实际应用带来一些问题。

另外，选择解决方案时要注意考察软件公司的实力、软件的性价比、软件的产品线以及售后服务等几个方面，如果后继服务跟不上，再好的系统最后也会跟不上业务的发展，造成投资浪费。

作为云因信息出版行业解决方案的客户，陈友说：“现在我们的软件提供商售后服务不错，基本按年按模块支付服务费，这种方式还是比较合理的。系统软件主要是Windows为主，也有Linux，这样对员工的要求不是很高，很容易上手。我们的PC全部采购国产品牌PC机，约500台，组成局域网，信息系统总共投资为数百万元，但由此带来的效益远不只这些，应该说信息系统的投入是非常值得的。”

机械工业出版社是我国最大的科技出版社之一。当初决定信息建设，在选择信息化建设合作伙伴时，也有多家国内知名的ERP制造厂商与机械工业出版社联系，但是机械工业出版社考虑更多的是“专业化”、“适用性”和“一体化”--软件是否是专门为出版行业定制开发的ERP软件？软件是否能适合机械工业出版社自身特点？是否能实现数据、流程和业务一体化？这些成为选择的重要标准。经过比较分析，机械工业出版社最后选择了采用先进技术一体化设计的云因信息出版管理软件系统。

机械工业出版社由于图书品种多，数据处理量大，因此定制开发的部分比较多，尤其是出版管理系统，改动量很大。一般通用软件商的产品不太可能细化到出版行业用户业务的每一环节，在这一方面，行业ISV的优势就显示出来了。云因出版管理信息系统的运用与实施，给机械工业出版社带来了管理理念的革新；机械工业出版社在信息化管理方面高起点、高力度的投入增强了对市场瞬息万变的敏锐洞察力，从而将不断提高其市场竞争力。

CBI白盒方案推荐

小型出版社信息化解决方案

适用范围：每年码洋为5000万左右规模的出版社
软件系统：XX出版管理信息系统2006版，将出版社各环节通过管理信息系统实现业务流程的完全整合
软件投入：30万以内，根据使用模块及具体情况决定
硬件系统：服务器，一般要求内存在1G以上，硬盘做Raid5阵列，建议选用戴尔、浪潮相应配置的服务器
客户端无过多要求，一般市场主流产品均可胜任，如联想的商用机系列
服务器投入：1～2.5万元
网络连接：采用局域网形式，推荐使用华为 3Com网络设备
数据库：使用Oracle大型关系数据库，充分满足现在及未来的数据库要求
后续费用：基本按年及服务模块支付服务费

中型出版社信息化解决方案

适用范围：每年码洋为5000万～2亿规模的出版社
软件系统：XX出版管理信息系统2006版，将出版社各环节通过管理信息系统实现业务流程的完全整合
软件投入：30～50万，根据使用模块及具体情况决定
硬件系统：服务器，一般要求内存在1G以上，硬盘做Raid5阵列，建议选用戴尔、浪潮相应配置的服务器
客户端无过多要求，一般市场主流产品均可胜任，如联想的商用机系列
服务器投入：2.5～5万
网络连接：采用局域网形式，推荐使用华为3Com或思科网络设备
数据库：使用Oracle大型关系数据库，充分满足现在及未来的数据库要求
后续费用：基本按年及服务模块支付服务费

大型出版社信息化解决方案

适用范围：每年码洋为2亿以上规模的出版社
软件系统：XX出版管理信息系统2006版，将出版社各环节通过管理信息系统实现业务流程的完全整合
软件投入：50万以上，根据使用模块及具体情况决定
硬件系统：服务器，一般要求内存在1G以上，硬盘做Raid5阵列，建议选用戴尔、浪潮相应配置的服务器
客户端无过多要求，一般市场主流产品均可胜任，如联想的商用机系列
服务器投入：5万以上
网络连接：采用局域网形式，推荐使用思科网络设备
数据库：使用Oracle大型关系数据库，充分满足现在及未来的数据库要求
后续费用：基本按年及服务模块支付服务费

注：以上大、中、小型出版社在各方面的投入仅是云因信息根据多年出版行业的经验划分，仅供参考。具体投入还需根据出版社的具体情况、实施范围及项目要求决定。

目前，国内出版社总量约有500多家，各出版由于对信息化理解和需求程度的不同，造成各出版社相互之间信息化水平差距很大。随着各出版社业务需求的不断发展变化，对信息化建设需求也在不断更新变化，这无疑为方案供应商带来更多的市场机会。国内从事出版行业信息解决方案的软件商主要分为两类，一类是通用软件厂商，如用友、金蝶等的解决方案，另一类为行业ISV开发的行业软件方案，如南北软件、和佳软件、云因信息等公司的解决方案。

出版行业信息化的进一步发展，对信息化需求要求更加深入，不但要求解决方案满足日常财务管理，还要解决出版相关的各种业务流程信息化。因此，只针对某一环节解决一个问题的软件方案已经难有立足之地，专业软件商开发的行业软件方案才能更好地满足用户需求。出版行业由于业务流程本身比较繁杂，作为行业软件开发商，必须要深入行业用户进行需求调查，然后根据用户需求开发出为用户真正解决问题的解决方案才能赢得用户。

结束语：

目前，许多出版社对于自身的信息化建设，并没有一个清晰的发展目标。因此，出版行业信息化除了要解决基本业务功能应用问题，还要注意引导出版企业使用现代信息化管理理念，从而全面推动出版行业信息化建设，将单纯以信息化代替手工操作模式转变为业务流程的全面信息化，编务、出版、发行、财务、书店管理、图书资源库、书目数据库等全部依托信息化平台，实现信息化带来的真正管理现代化，打造业务管理规范的现化出版业。而真正解决了这些问题，也会给服务该行业的方案商带来更多的市场商机。

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