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SMB信息化浪费知多少

发表时间：2008-06-16 14:12:20.0 作者：常亮、张?

　　在不理性的信息化策略下，一些中小企业在信息化的过程中唯恐配置落后，清单上都是功能最强、款式最新、速度最快的设备；有的单位以信息化为“契机”，纷纷上马所谓“网络系统工程”，仅软件系统工程造价动辄就十几万甚至上百万，建成后却流于形式或成为摆设。SMB如何避免信息化浪费，来听听CIO们的亲身体验。

“钱来得太容易了”
一个规模并不大的机械厂，一年光花在买耗材上的“高消费”就要近十万块钱人民币。那么这笔信息化“高消费”产生的根源在哪?

一个在CIO们之间流传的说法是“钱来得太容易了”。

在一些城市和地方，一个信息化规划方案涉及的资金可能高达数亿到数十亿元，而这些钱只要得到主管部门的认可，通过划拨就可以轻松得到。

都说中小企业信息化的资金紧张，CIO们都在发愁如何把钱花在刀刃上。可在《中小企业IT采购》的记者实际采访中甚至发现，一些中小企业的CIO也在发愁，不过愁的是如何把今年的IT预算“消化”完。

记者熟悉的某系统集成商讲了一个真实的故事，上海一家企业实力雄厚，信息中心主任老段从来没担心过IT预算不够花，去年年底他找我吃饭，在饭桌上说当年度的IT预算还剩不到30万没花出去，问我该买点啥好。我想来想去实在想不出这笔钱该花在哪。因为这家企业实在太有钱了，连给办公区打扫卫生的阿姨都配了THINKPAD。我俩就在饭桌上想来想去，最后决定给信息中心的二十来口子人一人换一个进口的带按摩功能电脑桌，税后价格要两万一张。当然了，在最后报账的时候，我们给老段开的发票上写的采购物品名称是“安全电脑柜”。

这样的情况并非个例。记者在采访中了解到这样一个情况。湖南某企业为了修一个最高标准的信息化车间，买来一大堆PC、服务器。甚至连一些无关紧要的数据也做了双机热冗异地备份，更有甚者为了达到所谓的信息化高标准，连进出车间的门都改成了用RFID卡来控制开启的。

记者在电话中采访了这家企业的信息化实施方里一位不愿透露姓名的工程师，工程师在电话中告诉记者，五百强那种大公司我也去培训过，人家那么大的IT公司，也过用个磁卡门，员工进门一刷就进去了，一套设备不过万把块钱。可这家企业就是为了进门时能全“自动”，少抬一下胳膊刷卡。光一个内置了RFID芯片的门卡就要200多块钱。归根结底一句话，钱来得太容易了。

钱都花到哪去了？
信息化建设是一项系统工程，需要投入大量的人力、物力和资金，这些事情搞信息化的都懂得。当然大家对信息化的风险性也不陌生。

这就要求中小企业的信息化负责人保持清醒和理智的头脑，根据企业自身的实际需求和实际的承受能力，踏踏实实地推进信息化建设。然而在现实工作中，可以发现很多违背这一原则的现象。比如说，信息化建设中各种铺张浪费的行为比比皆是，已经成为一种普遍现象。有一些中小企业把本来紧张的资金用在购买进口的高端设备上，对于更为重要的应用系统却是马马虎虎;另有一些单位在项目建成后，系统的应用及维护却跟不上来，很大程度上处于闲置状态，两三年之后却又在申请上马新的系统。

福建某机械厂的信息中心甚至专门腾出一间小仓库，堆放不同客户和供应商使用不同型号的打印机，既资源浪费又颇为无奈。该厂信息中心主任袁维希在电话中告诉《中小企业IT采购》的记者：我们也不想浪费，可信息化过程中标准不统一，换一个供应商，就拿出一套新的方案。比如说给零件和原料打印条形码的打印机吧，目前流行的技术手段有ISO条形码、二维图形码进行零部件跟踪管理。由于没有统一标准，我们厂为了应付上游供应商和下游客户使用的不同标准，不得不采购大批功能相同标准不一的条码打印机。且不说购置这一屋子打印机的要花多少钱，光是七个型号打印机一年“吃掉”的耗材钱就不是一笔小数目，而且个别打印机的耗材还得专门去国外订购。一年算下来“吃掉”的耗材钱就有近十万块人民币。

少花钱不是办不成事
在信息化建设中，是不是只有高额投入才能得到理想的结果?答案无疑是否定的。

在采访中《中小企业IT采购》的记者得知，安徽一家化工企业，多年来坚持自主开发各种应用系统，由简到难，逐步完善，虽然没有什么特别突出的地方，但整个信息管理体系的搭配合理，企业自己用起来很实用、很顺手，这已经足够了。不难想象，这种自主建设的成本是非常低的。或许，对于多数的中小企业来说，信息化成本高低并不是其最关心的问题。在他们看来，一个系统的好坏，一个项目的成败，最为关键的是其能否满足本单位的应用需求。然而，如果能够节省下较多的资金，用于其他地方岂不更好，而且也会减少信息化实施者自身承受的压力。

从“视频系统”
变“睡觉系统”说起
对于离散型的企业来说视频会议是一个有效提升办公效率的信息化手段。因此也成了不少离散型企业近几年信息化建设的切入点。一个能够高效利用起来的视频会议系统对治疗企业“文山会海”的低效率现象无疑是非常有益的。

而都是视频会议系统，购置成本从一万多一直可以上升到一百多万。不同供应商的不同实施方案的价格相差数十倍。不过《中小企业IT采购》的记者采访中也发现，为数不少的企业建设的视频会议系统使用效果并不好，视频系统长期不用变成了“睡觉系统”。在睡着了的视频会议系统背后，一些企业的领导仍热衷于聚“会”。

类似的情况并不少见。比如办公无纸化了，可打印纸的用量却翻了翻。原因是有个领导老觉得在系统上审批的感觉没有下属拿文件签字的感觉“爽”。而员工也觉得，万一电脑系统的数据丢失了，虽然不说是谁的责任，但是还得自己把工作内容恢复了，不如索性全打印出来锁到文件柜里好了。

实际点浪费少一点
信息化的高消费在中小企业中并非偶然现象。某公司在采购打印机的时候为了解约成本，买了某型号的打印机。在三年前，当时的彩色激光打印机还价格不菲，而该公司买回的打印机足足比市场上便宜了一多半。当然这批打印机的购买者老李心里早就清楚，这打印机虽便宜，可硒鼓等耗材不是一个贵字能说明白的。不过老李也无奈，大领导都表态了：从紧张的办公经费中挤出5万块，给每个科室都配上彩色激光打印机，目的就是让大家效率更高嘛。有便宜的打印机，就要解约点嘛。

“结果呢，买耗材的不是拍板的。这批打印机本来就是厂家为了打市场出的一批机器，市场上少得可怜，买一次耗材比在电脑城找枚586的CPU容易不了多少，而且耗材价格奇贵无比，换一次耗材的钱够买大半个打印机的。” 老李对记者无奈地表示。

打印机到底该多快？
打印机到底该多快？这个问题很难回答。可打印机该打多快的问题却让某企业信息主管田先生向记者大倒苦水。田先生告诉记者，一次领导抱怨给客户打印文档，用现有的打印机不但速度慢，而且颜色不清晰。随后领导给田先生递来一份打印机彩页--我周末给儿子买电脑，人家卖电脑的说这个激光打印机不错，刚才已经让财务批了五万块钱，你抽空这两天买回来吧。

打印机虽然买回来了，可结果是打印了一天不过几十页的打印量一下子飙升到了几百页。因为大家发现，新买回来的打印机打照片的效果特别好，于是每到假期之前，老田得把打印机的子弹备齐了，否则他办公桌上的电话就会突然响起：“老田，打印机打不出来了，我这急着出门去签合同呢。”当然了，真实的情况是这台打印机被当成了照片冲洗机。打印机到底该买打多快的好，这个问题老田现在都没想明白。（由于众所周知的原因，部分采访对象为化名。请勿对号入座。）■

采访手札

从两万块钱一张的按摩电脑桌到成天睡觉的视频会议系统；从技术上绝对先进的RFID车间门到连CIO都说不清楚该多快是好的打印机。在这些鲜活事例的背后，我看到的是被浪费的IT投入。这一切都是和当前建设节约型社会的趋势相悖的。

建设节约型社会不只是由我国人均资源较少的基本国情决定的，更重要的是经济可持续发展战略的要求。中国的工业化进程突飞猛进，过去我国走的是依靠高消耗资源，粗放式经营的经济发展之路，用于支撑经济发展的资源消耗十分严重。资源短缺制约经济发展的矛盾越来越明显，可持续发展受到严峻挑战。要打破经济发展的资源瓶颈，建设节约型社会势在必行。另外，建设节约型社会是保护环境的有力措施。经济运行的高能耗、高排放、高污染，造成水环境、大气环境和生态环境退化、恶化严重。为了保护环境，减少对生态的破坏，转变经济增长的高投入、高消耗、高污染模式，建设节约型社会是重要的一步。最后，建设节约型社会是赢得国际竞争优势的重要战略。对于占国内企业绝大多数的中小企业来说，在信息化工作中大力提倡按需建设避免浪费就显得尤为重要了。

为什么
在中小企业信息化建设中提倡节约
建设节约型社会，为的就是在的生产、流通、消费环节中，通过健全机制、调整结构、技术进步、加强管理、宣传教育等手段，动员和激励全社会节约和高效利用各种资源，以尽可能少的资源消耗支撑全社会较高福利水平的可持续的社会发展模式。在这里，“节约”有两层涵义：一是杜绝浪费，即要求我们在经济运行中减少对资源消耗的浪费；二是在生产消费过程中，用尽可能少的资源、能源，创造相同的、甚至更多的财富。要看到，资源节约型社会以满足人们的生活需要为前提。离开这个前提，虽然资源节约了，但却是“不发展的社会”，这与科学发展观背道而驰。

节约型社会与过去强调的“勤俭建国”相比，内涵更广泛，发展的层次更高。它是一种全新的社会发展模式，既要尽可能少地消耗资源，并且能够尽量循环利用，又要保证全社会较高的福利水平。基于此，必须着眼于制度规范和政策引导，以科学发展观为指导，坚持节约资源、结构调整、技术进步和加强管理相结合，把节约资源纳入经济转换方式的重要内容，促使生产者和消费者珍惜资源、保护环境，同时，让每个人羞于浪费、不敢浪费。所以在中小企业的信息化建设中提倡节约显得很重要。

卡住
中小企业信息化浪费行为的“管涌点”
1. 摆正观念避免浪费
中国中小企业在经营理念、管理思想、发展战略、营运策略等诸多方面与世界一流企业存在巨大的差距，对如何建立优秀的供应链网络更是知之甚少。这导致企业在整个信息化过程中通常比较盲目，期待通过信息系统的实施来彻底解决在经营管理中面临的种种问题；但是，信息系统并不是包治百病的灵丹妙药，不可能解决掉企业的所有问题，一套优秀的信息系统是建立在先进的管理思想和经营理念的基础之上的，只有把企业的实际运作、优秀的管理思想、先进的信息技术融合在一起，才有可能开发出真正适合企业需要的信息系统；

2. 理顺流程避免浪费
众所周知，计算机软件最擅长做的事情是标准的、大量的、重复的工作，如果一个企业的管理过于混乱，没有标准的管理方法和业务流程，必然导致整个经营过程中过于随意，致使软件平台在杂乱无序的变化面前束手无策；要想做好信息系统，第一步就是要进行业务流程的优化和改进，用标准化的流程来保证系统的顺利实施；

3. 信息化适度前瞻避免浪费
通常国内企业面临的一个重大问题是管理思想缺乏前瞻性，不懂得行业中最先进的经营理念和管理思想，更不知道行业发展的未来趋势是什么，这反映到信息化过程中，就表现为管理思想缺乏前瞻性，只注重当前企业的运作模式，而没有考虑这些做法是否正确，更忽略了行业流行的做法和未来发展的趋势，必然导致信息系统是短视的，缺乏必要的柔性，当企业面临这样、那样的问题时，系统缺乏必要的应对措施，导致系统最终失败。

4. 避免跨越后的浪费
由于企业对信息化了解程度的欠缺，经常会提出好高骛远的要求。在现实情况中，许多企业开口就想上ERP，甚至是供应链项目，但是真正了解下去，我们经常发现客户并不一定需要那么强大的系统，也许一个简单的进销存已经足够，过于好高骛远只会使企业花费许多不必要的开支，还会使整个项目开发和实施过程中，把精力放在一些不重要的环节中去，而原本的重点却没有得到足够的重视。通常情况下，我们建议客户采用总体规划、分步实施的策略，即对未来的发展进行充分的评估和考虑，又能突出当前重点，保证项目顺利进行；

5. 用好外来和尚避免浪费
客户在不了解技术的局限和特长的时候，往往会片面的追求技术的先进性，或者迷信国外的软件。但是我们知道：技术的先进与否，并不是决定项目成功与否的决定性因素，比技术更重要的是对业务的理解和把握；许多客户片面追求技术的先进，却忽视了业务的重要，必然给后续的实施带来众多的困难；而技术过于超前是有风险的，冒然采用一些过于先进的不成熟技术，很可能会导致项目的最终失败；

6. 全员动员才能不浪费
软件的成功是建立在广泛的参与基础上的，无论是早期的调研、中期的开发、后期的实施都离不开员工的广泛参与。许多企业在实施信息化项目的时候，员工参与不够，说起来重要，做起来次要，忙起来不要，这样的软件势必失败；

7. 综合评定避免浪费
在整个软件采购的过程中，不注重软件的特性和质量，一味在价格上做文章，但是，过低的成交价格势必影响软件提供商的工作热情，违反了双赢原则，最终也伤害了客户本身。从采购的角度看，商业谈判除了谈价格以外，还有项目的条款、软件的范围、具体的要求、付款方式等等都是非常重要的，企业不应该只局限在价格一点去考虑整个软件的采购。

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