中小企业如何量身选择桌面办公产品

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责任编辑：中小企业IT采购

中小企业如何量身选择桌面办公产品

发表时间：2008-05-26 13:55:34.0 作者：ISMB

随着奥运的临近，各行各业都变得比以往更加忙碌。效率，已经不再是挂在人们嘴边的口号，而是更多的付诸行动，一向以高效见长的中小企业更是如此。但提高效率并非易事，在人员素质、业务流程不能在短期内改善的情况下，更新IT设备是一个不错的选择。

究竟什么样的产品最适合中小企业？《中小企业IT采购》长期以来一直关注中小企业的IT应用，以及IT市场的风雨变化。针对中小企业的购买需求，PC及外设产品特刊适时推出以供中小企业借鉴。

随着社会范围内信息化的推进，中小企业要在激烈的市场竞争中取得优势，离不开电脑等IT基础设备的帮助。但是由于资金、人才等诸多因素的限制，当前仍有不少中小企业身陷IT使用甚至采购的问题泥潭无法自拔。这些问题集中体现在中小企业对自身IT需求仍不明确，存在采购误区等等。

中小企业没有雄厚的资金实力，在每一个细节上都要精打细算，除了一部分高科技企业以外，大多数中小企业仍处于传统行业，从老板到员工，对IT设备的熟练程度并不高，甚至不少企业还没有专门的IT管理人员，对设备的需求既要简单，又要高效率。

目前IT市场品牌云集，各种配置、价位的产品让人眼花缭乱。究竟什么样的产品最适合中小企业？
事实上，企业不同职能部门的具体需求并不一样，例如图形处理能力强的高配置台式电脑放在办公管理部门并不是最佳资源配置方式。根据不同职能需求来详细分解适用中小企业的IT产品不但可以节约一定成本，更能进一步实现各部门工作效率的提升。

认清企业发展阶段
自从5年前离开供职的国企后，盛哥一直在京城经营鲜花礼品的生意。年近半百的盛哥非常希望能在有生之年发展起来一份属于自己的事业，所以做事特别尽心，公司里里外外都是亲自主导打理。

经过这几年的苦心经营，盛哥的公司已经在京城拥有数家花店，生意日渐红火。看到了网络电子商务带来的商机，盛哥也专门安排了人马涉足这块时髦领域。出乎盛哥意料的是，就是这个赶时髦的尝试，竟然给他带来了不菲的业绩增长。

尝到甜头的盛哥决定加大网络营销的力度，并从两方面加大了投入。一方面是安排了专业的网络管理员，负责公司网络以及网上平台的维护；二是进一步采购IT设备，包括计算机以及相关网络设备等IT基础设施。
但这两项举措的推进并不顺利，首先是难以找到称心的网络维护人员，虽然公司刊登了招聘信息，但因为公司规模尚小，给出的待遇并不算高，两周下来竟然少人问津；再者，采购IT设备也不顺利，虽然前些年也曾经在电脑上钻研了一下，但要打包批量采购，盛哥还是心里没底儿。更关键的是，他自己也不确定要投入多大的成本，甚至能回收多大的收益也是他担心的事情。

“你要知道，这个公司是我一手带大的，即使不走网络营销的路子，业务也能正常进行。但一旦下决心走上去了，投入的资金必然对公司形成挑战，公司赔不起。”盛哥告诉记者。

盛哥也考虑过一步步分批采购的方式，但IT设施的日新月异又让他谨慎起来。他甚至担心今天买的设备与明天买的会出现不兼容的情况。万般无奈之下，盛哥联系到了之前单位的同事，跟盛哥同样离职，但现在从事咨询业务。

这位前同事给盛哥提出了一系列的建议，从IT设备的选择，一直回到盛哥公司的发展规划。通过深入交流，盛哥进一步理清了头绪，不但对公司当前的IT需求有了更明晰的认识，对公司将来的发展也有了更多的想法。
“认清当前公司的发展阶段很重要。”盛哥表示，盲目的选择正是之前给他带来困扰的重要因素之一。“总想着买主流产品，却又为其带来的高成本而犹豫。后来考虑的结果，是选择了DIY的方式，根据自己的需求来定制了产品。”他说。

正如盛哥的公司所显示的，生存问题是中小企业首先面临的挑战。资金匮乏的现状要求他们在信息化的过程中更看重对问题的解决能力以及相应回报，因此其信息化推进过程中会着重考虑成本收益分析，看看是否划算。他们的信条是花小钱办大事，避免面子、花瓶工程。
对于中小企业来说，他们也希望借助信息化实现企业的长足发展，他们很关心信息化与企业的发展战略能否协调一致，如果出现冲突，企业或将在此过程中付出巨大代价。因此，认清公司的发展阶段，在信息化应用以及前期的设备采购过程中非常重要。

细化企业IT需求
“如果中小企业只是根据自己某一个业务需要来采购IT设备的话，最终他们不仅会发现自己浪费了许多时间、精力和资金，而且还影响了自身业务的发展。”有业内人士如此表示。因为对于中小企业而言，电脑等IT设备不只是简单的办公工具，更应该是满足企业业务发展的工具。

中小企业市场的复杂性日益被业界重视起来。此前，中小企业的IT应用可能只是在办公室接上网络，收发电子邮件。但现在除了这些简单功能，中小企业还对移动办公、电子商务等功能提出了要求。随之而来的是，中小企业的需求逐渐明晰，并进一步细化到具体的公司业务方面。

有这样一家服装加工企业，经过近十年的发展，该企业已经在业界小有名气。其制胜的法宝有这样几个：一是成功的营销策略，二是对时尚潮流的精确认识。而作为这两大法宝的前提的是企业IT应用的普及。当前中小企业的职能大体可如下划分：办公管理、市场营销、财务管理、产品设计、人事管理、售后服务等。这家服装加工企业也是如此，其IT应用的成功之道，即在于对业务需求的细化以及相应的IT设备的成功对应。
例如，同大多数企业一样，这家企业的办公管理部门的主要职能是制定并维护公司内各项规章制度，负责公司内的事务和日常工作的综合协调。对应这些工作需求，该部门的IT应用主要集中在文件处理、邮件收发、制定表格等方面。借助公司配备的电脑，办公室的员工可以便捷的在单位与外部、单位各部门之间协调联系，及时地传递内外部以及公司各部门之间的信息。

此外，这家企业的人事部门主要职责是根据行政部门招聘、考核、录用人才,管理人才档案及负责人员工作调动、转正、离职、辞职等人事变动安排,组织职员培训、晋升等。与办公管理部门类似，人事部门的IT需求仍然围绕在日常文件处理方面，不同的是在表格应用等方面的需求有所加强。公司上下200余名员工的档案以及日常工作考核都由人事部门来协调完成，其中会涉及到部分较为复杂的表格制定、管理。

正如上述盛哥的公司一样，这家服装加工企业也明确了自己的战略规划，不同的是其在具体业务需求方面更进一步的实现了细分。其IT应用过程证明了，只有正确的需求分析与评估才能够在指定规划的时候不偏离企业的实际情况。
毫无疑问，IT为中小企业提供了发展的便捷，提高了其商务效率。中小企业利用IT创收省钱的成功案例不胜枚举。然而，具体到一个公司的IT投入则不能草率行事，IT投入和应用的成功将基于企业商务对IT有恰当的需求，同时IT能够满足该需求。

进一步来说，当一个企业希望IT投入和建设之时，必须明确公司应用IT的目的。

规避采购误区
正因为对企业所处发展阶段认识不清，或者对公司具体业务需求不够明确，目前仍有不少中小企业身陷IT设备采购的误区，无法自拔。其表现主要有二：

首先，在IT设备采购过程中只看重价格和配置。IT设备的品牌繁多，同一价位下存在诸多品牌产品，甚至同一品牌的产品也存在不菲的价格差距。品牌固然是导致不同价位的重要因素，但并非起到决定性作用的唯一因素。影响IT设备价格的因素同时还包括配置、服务等诸多因素的不同。中小企业出于成本控制等因素的考虑，往往对价格较为看重。事实上并不一定价格越低越好，价格过低往往意味着在配置、性能、服务等方面有所不足，不同价位的产品在性能方面区别较大。

其次，忽视长期投资回报，只顾眼前。有不少中小企业认为自身规模小，业务有限，不需要使用配置较高的IT设备。其直接影响就是在遇到发展契机时，企业基础设施难以提供配套支持，不得不仓促地再次添置设备。中小企业在采购时应该结合自身业务模式看到未来三、四年的相关技术趋势，今天购买的设备不应止于当前的应用，在未来也能发挥作用将在节约资源等方面占到优势。

中小企业怎样才能规避这些误区呢？业内人士认为，主要手段有以下几个方面：

一是在现场了解实际的操作和问题。在采购之前尽可能的找到心仪产品的用户，多一些实际试用过程中的表现情况的了解。
二是调研分析， IT项目上马当然越快越好，过程进行越顺利越好，从而尽快解决公司的操作问题，从长远看替公司省钱。调研分析是分析需求不可缺少的一环。在了解公司内部情况和问题之后，必须了解市场和外部同类案例。并进而对自身采购以及实际应用提供借鉴和参考。

三是指定计划，将所收集的信息消化提炼后，制定综合报告，阐明IT项目建设的全部理由和目标。恰当的项目计划可以避免执行过程中的扯皮和实施不到位，最终节省采购成本以及项目完成时间。

四是对业务流程进行描述、分析、优化设计。工作流程的分析是整个企业IT规划过程中，最为核心的一个部分，也是最需要企业各级员工参与的一个部分。在此阶段，首先需要与企业部门经理进行访谈，了解企业的主业务流程，以及各种业务流程在部门间的流转关系。

对应中小企业的需求，业内人士表示，IT厂商必须改变服务意识，真正做到以客户企业为中心，而不是以自身的产品为中心；应以咨询顾问或者使用合作伙伴的身份，帮助中小企业勾勒出IT投资的回收办法和、周期、利益所在等，正确引导和帮助企业理顺内部管理和生产流程，为客户提供最适合的产品，使中小企业真正意识到信息化能带来怎样切实的好处，这是中小企业成功实现信息化也是双方实现共赢的一个前提条件。

链接一：

成功选择电脑设备的5条原则
该企业在选购台式电脑时有这样几条经验可以参考：

1弄清自己的真正需求；
通过这家小企业的电脑配备我们可以清晰地看到，对应各自的不同职责，不同部门的电脑存在一定程度上的区别，而作出如此区别的依据显然是各部门的自身应用需求。

2随需应变，量力而行；
因为资金的限制，中小企业在采购电脑的过程中一般不会盲目追求高配置、高价位的产品，但也不应一概向低价看齐。如上述这家小企业采取的DIY与品牌机双管齐下的方式，有效地避免了采购过程中的一刀切，不但能满足相关部门的需求，更节省了成本。

3不但要关注高效性和功能性，也要关注安全性、易维护、环保节能等；
尤其是财务等关键职能部门，既要求在效率上达到一定层次，同时也对电脑的安全性、易维护性提出了要求。商用台式机在这些方面往往具备一定优势，这是DIY以及普通台式电脑所不及的。

4不同类型商业用户选购不同档次CPU的电脑；
不同行业用户要有所区别，同一企业内部不同部门的电脑应用也有所不同。作为电脑的核心部件，不同CPU不但意味着差异性的使用体验，更直接意味着不同价位的电脑产品。中小企业在选购台式电脑过程中应结合自身所处行业应用特点并针对性的为应用部门做考虑。

5买品牌，更是买服务；
尤其是小企业，因为自身资金、人才等因素影响，对电脑产品的服务要求较高。服务往往是DIY产品的弱项，而品牌机可以相对较好的满足其这一要求。因此中小企业在选购台式电脑的过程中一定要了解该品牌电脑的相关服务。

链接二：
中小企业信息化四大障碍

1很多中小企业缺乏信息化意识和有关人才
我国广大中小企业对信息化的认识和介入程度尚不令人满意。尽管目前我国很多企业都不同程度开展了信息化建设，但他们并非全都对什么是企业信息化、如何实施信息化有透彻的了解，许多企业以为只要建了一个财务管理系统或建立一个企业网站就算实现信息化了。此外，中小企业很难找到一批既懂信息技术又懂企业管理的复合型人才，这直接影响中小企业信息化进程。

2很多中小企业不能合理利用有限资金
在现阶段，资金短缺是中小企业的普遍困难。在有限资金的合理使用方面，我国中小企业尚处于摸索阶段。很多中小企业对硬件的投资较多，而配套软件投入相对滞后。这种“重硬轻软”的做法不仅占用了大量流动资金，也使硬件设备收益-投入比偏小。有些由于前期论证不足，建了信息系统之后缺乏科学合理的应用，造成投资浪费。

3中小企业信息化存在人为阻力
不少中小企业在实施信息化的过程中首先遇到的是人为阻力。信息化使营销、采购等企业管理环节更加透明，这必然要触及到一些既得利益者的经济利益；信息化为企业打造一个全新的管理体制，重建企业的组织结构，一些企业中层干部面临位子不保、利益受损问题；另外，在这种新的管理模式下，他们自身素质不足更充分显现出来，结果就对信息化进行百般抵制；有些职工可能对于新技术带来的新操作方式不适应而遭到淘汰，因而对信息化产生畏惧心理。

4中小企业信息化外部环境还不好
中小企业管理程序变动很大，限制了企业管理软件在中小企业中的应用。由于我国软件产业发展自身的局限，目前市场上的中小企业信息化解决方案过于昂贵。为中小企业量身定制的管理软件产品还不多或者不能很好满足中小企业的实际需求，软件企业对中小企业的后续服务也没有跟上。国外企业管理软件存在“水土不服”等问题，很难为中小企业所接受。以中小企业信息化为特长的咨询机构极少，专业从事企业信息化工程监理机构太少，导致中小企业信息化项目质量无法保证。此外，电子支付、信息安全、物流配送、社会信用体系等问题使企业认为现在还不是开展信息化的最佳时机。

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