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海宏诚的E化效率

发表时间：2008-03-17 11:45:01.0 作者：吕锦刚

--访海宏诚建材装饰有限公司郭峰

1995年投入资金购置IT设备
1995年海宏诚公司成立之初，公司总经理郭峰高瞻远瞩，在有几十万元贷款的情况下，挤出财力来购买了6台电脑，并配备了打印机、扫描仪等设备，实现了设计、预算工作电脑化，从而改变了以往其它单位靠员工手工制图、人工制表做预算的方式，并配备了圆方圆设计软件及其他相应的软件。随着企业的发展，逐步加大了投入，目前，海宏诚公司已拥有电脑45台、彩色打印机4台、激光打印机3台、喷墨打印机7台、扫描仪4台、出图机、晒图机各1台，有投影仪、实物投影仪各1套，数码相5台，并购进了永进预算软件、财务软件、材料核算软件、CAD制图软件以及3D、PHOTOSHOP等各类专业软件，各部门全部配备了电脑，实现了全电脑化办公。

1997年建立局域网，实现资源共享

根据建材装饰行业的特点要求以及推广使用信息管理系统应用软件的要求，海宏诚于1997年3月开始规划并筹备建立了局域网，该网络采用10BASE-T技术组建一个10/100M的网络，并以Server/Client的方式组织硬件环境，对公司的所有电脑进行联网，实现了资源共享。其中办公用终端电脑用于工作人员日常办公、打印文件、信息交流等，服务器既作为系统数据库服务器，同时又用于局域网络监控与管理。

建立局域网实现资源共享的优势主要表现在以下几个方面：第一是企业局域网络不仅能实现资源共享，使设计中应用的各种图库、设计素材，在一台电脑有了，其他的设计人员都能通过局域网查看并使用；而且还能有效地、合理地分配存取设备，快速地进行文件传输，从而解决了机器运行缓慢而故障频生的问题；第二是减小了资本浪费。海宏诚公司拥有如此多的电脑，不可能为每台电脑都配备一台打印机、扫描仪之类的外设，通过局域网络可共享海宏诚公司内部的每一份资源，从而减小资本浪费，以少许的钱获取大的资源。这样海宏诚公司只需购买一台打印机，就能实现每个人的打印机共享，再也不用将文件来回拷贝，使办公效率成倍的增加。另外局域网络使海宏诚公司只需用一台服务器及少量的网络设备就实现了公司所有员工电脑与外部网络的连接，使员工对信息的获取与传递较以前更加快捷了；第三是运作迅速。利用局域网络，极大地提高了海宏诚公司办公运作的速度，使海宏诚公司庞大的文件传输在局域网络中传输越加快捷，而且能集约化的工作；另外员工因为打印等问题能够得到迅速解决，工作也越来越有活力，不再有因打印等客观原因而影响工作情绪，可进一步促进工作的顺利开展。

2000年接入宽带网，提高工作效率

随着海宏诚公司业务的不断扩大，海宏诚公司分别在太原、石家庄等地建立了分公司，平时的工作除了打电话、发传真等形式外，就要在海宏诚总部与分公司之间来回奔波，既浪费了时间、耽误了工作，也加大了管理成本。2000年5月开始，海宏诚公司特委托运营商为海宏诚公司设计构建网站及接入ADSL宽带网。

ADSL技术是一种不对称数字用户线实现宽带接入互连网的技术，ADSL作为一种传输层的技术，充分利用现有的网络资源，实现真正意义上的宽带接入。其主要优点有：第一是速率高，海宏诚公司的决策和通知可以通过E-mail发送给分公司，外地施工项目的工作汇报、设计图纸也可以上传给总公司，并且速度比原来的拔号上网快了几百倍；第二是通过ADSL上网不用占用电话资源，海宏诚公司的业务也不会因为上网占线而耽误了。

通过上宽带网，使公司与国内、国际的信息交流更容易、更方便、快捷，这在海宏诚公司与韩国某公司的合作及与清华工美的合作方面取得了成效，一是在公司了解国际信息方面比其他竞争对手更快一步，另外就是通过网络沟通也节约了时间，降低了成本。

2006年公司建网并初见成效

海宏诚公司对网络信息化非常重视，为了让客户和同行更加方便联系，为了展示公司实力、推广海宏诚的产品和服务，早在2000年就有建立一个公司独立网站的构想。2006年在以前设计的基础上重新设计整个海宏诚公司的网络架构，添加网络设备，升级部分电脑和购买一批新电脑及办公设备和设计软硬件。各部门自建局域网，然后连入公司内部网，全面实现办公系统管理网络化。

多年来海宏诚公司一直非常重视人才、培养人才，公司全体员工基本能独立操作电脑，还专门建立网络部并招聘专业网管为海宏诚公司电脑及网络进行日常维护、软件升级和培训服务。通过网络管理形成企业内部网络与通讯系统、经营管理信息系统、综合项目管理系、工程设计集成化系统、人力资源和文档管理系统的流程和运转更加有效，为海宏诚公司逐步实现自动化办公管理系统，最终达到无纸化办公，打下坚实的基础。海宏诚公司在各部门内设置文件服务器，便于文件和资料的管理和归档，将有关完工的项目资料或定期将文件整理后刻录成光盘备份保存。对重要的文件及合同范本海宏诚公司会编号保存，并将其扫描成图片或文档方便使用。海宏诚公司为各部门设计开发数据库，将数据系统化，使数据具有直观性、实时性、比较性，分析性。

海宏诚公司加大信息化的力度将公司分成五个部门：经营部、工程部、行政部、财务部、设计室。按照业务的流程，设定各部门之间信息和文件的传递和资源共享权限。在材料信息管理方面，公司经营部负责将材料信息、价格、供应商收集整理存放在海宏诚公司的内部网供各部门参考，在投标体系管理方面，由相应的部门负责收集整理。例如经营部负责招投标信息的收集和合同归档；工程部负责对合格分承包方的审核；行政部负责将海宏诚公司有关已年审的资质和档案文件作定期整理等。

海宏诚公司实现企业信息化的另一个举措是规范各部门工作流程，目前该公司经营部的工作流程为：第一是信息资料收集?邛投标报名?邛资格预审?邛购买招标文件?邛标前会议?邛标书编制?邛标书密封?邛投标；第二是建立合格的材料供应商及相关的材料信息库，定期更新材料的价格。为工程前期的投标预算提供一个准确、合理的参数；第三是投标体系管理，将有关的项目施工单位在数据进行比较，筛选出适合的单位；第四是投标中标后的数据整理输入数据库，同时提供给工程部。

工程部工作流程为：第一是工程中标后?邛在合同库中提取相关信息->编制工程施工总控制计划?邛根据总控计划编制月度计划?邛每周检查一次，并及时调整计划?邛每月系统检查月计划执行情况?邛工程竣工后资料转入竣工工程档案进入保修期服务；第二是工程管理，将工程开工竣工时间、现场管理、工程进度、材料购买用EXCEL图表直观反映；第三是项目资源管理，对所实施的工程的大小、资金、财务、投标、业务联系等用电脑进行统计和归档，并与较大的工地项目部连接，作联网管理。较大的项目部管理，每日都必须在电脑上写施工日记，实时反映工地情况，便于管理跟进。外地工程的信息管理，可以通过Email等方式传输数据。

此外海宏诚公司非常重视对信息的保密，在内部网的重要文件和资料上设置有关密码，对网上的文件和资料员工只能浏览，不能修改。对重要部门例如设计室、财政部、经营部设置独立内部网等。通过实行办公系统管理网络化、信息化，使资源得到共享，使海宏诚公司逐步实现无纸化办公，节省时间提高办事效率，部门与部门、部门与公司、公司与项目部，突破时间和地域的局限实现无阻隔办公管理。

2008年建立完善的办公自动化系统，进而实现企业管理信息化

随着社会的不断进步与科技的不断发展，海宏诚公司现有的信息化水平明显跟不上时代的发展，因此海宏诚公司特约系统集成商为海宏诚公司设计了一套先进的“建材装饰企业管理信息化系统”，并且目前正运作当中，成效显著。

该系统是一套向建材装饰企业管理信息化的产品，对建材装饰企业的进度、成本、质量、技术和安全等管理领域，按照海宏诚公司、分公司、项目经理部的多级管理体系进行全过程生命周期管理。

该管理信息系统采用基于J2EE架构的B/S计算模式，工程项目管理信息系统采用C/S计算模式。海宏诚公司和项目经理部信息系统之间采用基于HTTP、FTP或E-mail的数据交换标准实现信息共享和数据通信。
这项系统的最大优点在于它设计了较好的安全防范措施，在软件管理上做到更规范，比如董事长、总经理可以看到全部管理内容，而对于一些保密内容，如财务数据等，其它部门就不能看到。

它的主要功能有：第一是系统具有高度的可扩展性和开放性，可以实现预算、财务等单元应用软件的数据集成，保证企业业务管理和财务管理的一致性，大大提高了企业经营管理水平；第二是决策支持实现了企业竣工工程经济数据的挖掘分析，对企业竣工工程的数据进行整理归档，根据管理者需要建立企业辅助决策平台；第三是项目管理、信息采集、查询报表实现了企业在施工生产数据的动态管理。项目管理主要包括验工计价、材料管理、周转材料管理、劳务管理、分包管理、机械设备租赁管理、成本管理、资金管理、日记账管理、进度管理、质量文档管理和技术资料管理等功能。信息采集和查询报表主要针对海宏诚公司管理需要的数据进行采集和展现；第四是基础信息管理主要包括基础信息变更申请、变更回复和维护。通过建立企业统一的基础信息平台，为企业信息化规划、不同的数据库应用和不同的信息系统之间进行数据集成提供了基础，同时为企业整体的数据挖掘分析提供了公共的共享纬度；第五是合同管理主要包括辅助编制、合同辅助审批、合同执行情况分析、合同结付情况分析和历史合同数据挖掘分析等功能，帮助企业快速生成合同和跟踪合同执行结付情况、缩短合同审批周期、提高合同审批效率，并通过历史数据挖掘分析辅助企业决策。

总之，该信息化系统在整合企业资源、加快信息流通、规范办公流程、提高办事效率方面能起到重大作用，为海宏诚公司的发展做出了突出的贡献。

海宏诚公司总经理郭峰表示，今后几年计划为公司项目组都要配备摄像机、数码相机，把工地施工现场的情况拍下来，直接通过电脑传到公司总部，加快信息传递的过程；另外，海宏诚公司计划不久之后，完全实现无纸化办公。

在信息化建设方面，海宏诚公司循序渐进中不断加快公司的信息化部伐，为公司进一步的发展腾飞打下良好的基础。

结束语

用企业信息化的思路，对建材装饰企业进行现代化改造升级，其中一个重要的途径就是发挥计算机网络技术的优势，改造人们传统的管理思想、生活方式和技术手段。建材装饰行业内信息化建设的先行者的经验表明，企业更可以利用社会网络平台，沟通信息，调节供求，实现网上招、投标，网上交易等商务活动，大大的降低企业的运营成本。同时，利用网络可以提高企业的设计、管理人员的现代科技意识，提高捕捉科技信息能力、研发能力、设计理念及改进设计手段、施工组织及技术工艺，企业的科技水平和工程中标率持续提高，并形成相互促进的良性发展状态，是企业核心竞争力的重要表现形式。

公司介绍

海宏诚建材装饰有限公司是建材装饰施工一级的企业。自1995年公司成立至今始终坚持“以管理创效益”的原则，在工作中逐渐推行办公自动化，以此提高办公效率、节省成本。

海宏诚公司现有电脑、打印机、复印机、绘图仪等办公设备80多台件，建立了局域网实现资源共享、打印共享等功能。海宏诚公司对企业信息化建设十分关注，逐渐实行系统管理网络化及信息资源管理科学化，实现了资源共享、大大提高办公工作效率。

海宏诚公司一直重视信息化在企业发展中的重要作用。经过十几年坚持不懈地努力，取得了很大成绩，从计算机到网络设备，从业务软件到计算机专业队伍都不断扩展、不断提升。信息化建设在企业全面建设中发挥着越来越重要的作用。

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