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小企业的信息革命

发表时间：2008-02-25 14:28:20.0 作者：ISMB

　　北京东萌扬帆科技发展有限公司（简称东萌扬帆）成立于2005年3月份，是一家以网络和计算机维护、电脑、和耗材销售、外设的销售和维修、维护等为主要业务的公司，致力于为企业客户解决日常办公问题。自公司成立以来，已经为五百多家企业用户提供了长期的服务。

成立之初，公司仅有8人，服务客户仅不到10家。那时，电脑的主要用途就是给客户制作报价单，计算机之间的访问也局限在相互传传文件，工作效率和效果不是很理想。作为公司的总经理兼IT主管，张晓东深知自己身上的担子有多重。

公司内部的管理很原始，重要文件都分散在同事们的电脑中，一直没有进行集中管理。由晓东定期将分散的数据在自己的电脑中进行备份。可是有一次，电脑硬盘突然罢工了，出现了严重的硬件故障，结果导致了数据全部丢失，损失惨重。为此，公司几个月来的重要数据丢失了近八成。晓东将怒气发到了同事的身上，怪他们没有备份意识。可是仔细一想，是自己这个领导没有给他们灌输基本的IT技能和意识。后悔啊！

公司的各个部门几乎没有信息化的交流。财务部门还是采用最原始的记账方式，几个月的账本、单据等就堆放了满满一柜子。采购部门、销售部门、库房也是如此。在业务旺季，财务的负荷很大，每个月都会出现几千元的坏账；库房也经常出现货物丢失、库存过盛等情况，几乎所有的同事都没有规范操作的意识。

其次，业务人员和客户的交流仅仅局限在电话、传真、电子邮件、请客吃饭这些层面，并没有体现IT专业公司的特色。有一次，业务员反映一个客户对公司代理的一个数码产品很感兴趣，希望发一份详细的资料过去。业务员就给对发发了一份传真。业务主管担心对方不能详细了解产品特性，特地嘱咐发一份电子邮件，加上彩图。业务员给对方发过去，并附加了一个网络链接。结果却是漫长的等待。

后来才知道，原来对方通过东萌扬帆发过去的链接，找到了上级经销商的网站并取得了直接联系，由于对方需求量较大，导致这个订单被上级经销商承接了，公司损失了数十万元的利润。为此，晓东下定决心，一定得有一个自己的网站，为公司的损失做几倍甚至几十倍的补偿。

2007年，在晓东的牵头下，公司重新架设了局域网络，购置了两台专业服务器，并应用上了CRM系统。硬件和环境是具备了，可几十名同事的培训又使晓东头疼了。

虽然公司规定重要数据都要上传服务器作备份，可是总有那么一大部分“顽固分子”不按规章行事，原因是他们不是不会用就是没有这个意识。为此，公司每周五下午抽出1小时的时间，专门就计算机系统的规范使用作培训。

经过2个月的培训，几乎所有员工都适应了这种方式，“信息化培训”大功告成。可以说公司几乎所有的员工都具备了初级网络管理员的水平，对CRM系统的应用也都悉数掌握，为公司信息化建设奠定了基础。

从此，每当接到订单时，业务员就会在自己的计算机登陆财务服务器，直接下销售订单；采购部接到订单后登陆财务服务器下采购售货单；销售部下销售单；库房下出货单；财务下收款单……所有的工作都在一整套流程化的操作中进行。以前做个报表可能得几个小时甚至几天，现在只需几分钟就可以完成。从此，账没乱过，库房没丢过货，所有业务的开展井井有条。

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