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E化办公解多面管理

发表时间：2008-02-18 14:11:15.0 作者：安彦敏

优创集团于2001年就开始着手准备无纸化办公，全面实现集团的信息化管理与控制。在接下来的几年时间里，优创集团公司分别实施了几个非常有益的项目，并与国内知名的软件厂商合作突破了一个又一个管理难题。在这些信息化应用中，不得不提的是OA办公管理系统和VPN专线。

公司介绍

优创公司全名北京首都创业集团有限公司，是于1995年经过重组而发展起来的一家国有企业。经过十几年的发展，优创集团立足北京、面向全国以“城市建设、运营、服务商”为定位，目前，下辖市政基础设施、房地产、金融、工业科技、商业贸易和旅游酒店六个产业经营集团。据了解，优创集团其中50%的资产用于投资在基础设施建设上，其中30%的资金用于投资房地产事业，另有20%的资金用于从事兼并和收购等的金融投资，这些产业中，优创在公用事业、基础设施和房地产这三大领域表现尤其突出，并已经具有了相当产业规模和良好的知名度，其中水务和房地产业已经在国内同行业中处于领先地位。

梅花香自苦寒来。经过优创集团全体员工的不懈努力，优创的知名度、信誉度和影响力在行业内得到了广泛的认同，在树立了一个良好的品牌的同时，优创人创造了一个“永不言败、勇往直前”的精神，“激情和忠诚”已经成为优创企业文化的重要组成部分。正如优创信息中心李经理所说，优创所有今天的成绩来之不易，明天还需要自己去把握，信息化建设作为优创从一个成功走向另一个成功的基础，还有很多工作需要做，而这正是企业源源不断发展的动力。

信息化概览

优创集团公司总部位于北京，目前该公司电脑台数近五百台，经过十几年的发展，优创产业呈多元化态势发展，又由于其分支机构遍布全国几十个省市、控股掌控的公司不下百家，这些分机构地域分布广阔，集团公司管辖的产业行业跨越大，要解决多产业、跨地域的全方面的信息实时沟通与零距离、扁平化管理是一件非常重要且不容易做到的事情。

为此，优创集团于2001年就开始着手准备无纸化办公，全面实现集团的信息化管理与控制。在接下来的几年时间里，优创集团公司分别实施了几个非常有益的项目，并与国内知名的软件厂商合作突破了一个又一个管理难题。在这些信息化应用中，其中不得不提的是OA办公管理系统和VPN专线。

优创信息中心的管理人员告诉笔者，“我们公司所涉及到的产业太多了、分布也太广了，在这种情况下没有一种有效的管控手段是很难对这么大的企业进行合理均衡的管理的，总结这几年公司发展的经验，我们不得不承认信息化给我们带来了非常巨大的变化，若不是公司的信息化改造，集团很难有今天的发展规模，而这又是一个良性的发展过程，当我们看准一个项目，首先在集团公司应用，然后遍及到各个分公司，各个分公司根据自身的情况和所处的环境，对信息化接受的程度有所不同，甚至某些分公司在思想和行动上都对公司的信息化改造有抵触，最初的信息化项目的建设开展还是比较缓慢的，正所谓万事开头难。但当我们做完整个项目几个月后，因为信息化建设给公司带来的改变明显的突显出来，公司从管理层到普通员工，从财务部门到业务部门，每个部门每个员工的权责利都非常明确，不仅规范了考核制度，而且大大提高了员工的工作效率，实现了公司经济效益的明显提高。得来这一结果，受益于我们的几个信息化项目建设，其中两个效果比较明显的项目是OA办公自动化系统建设和随后的VPN专线网络建设。”

这位管理人员所指的“良性发展过程”，主要指在集团进行了信息化项目建设之后，经过几个月的推广和调试，分公司开始适应这种工作模式，并开始用科学的手段解决问题，在思想上员工对信息化建设的态度有了明显的改变，这些分公司不仅从信息化建设项目中获益，而且通过不断总结经验，开始主动地考虑应用信息化的手段解决问题。

优创下属公司有很多是从事酒店行业的，总公司的信息化改造经验，给这些分公司给予了非常多的有益的启示，很多酒店铺设了无线网络使应用更智能化、便捷化，部分酒店采用了ASP的方式，增强了对客户的管理，实现了客户资源共享最大化和业绩的集中管理。网络的应用对于酒店来说必不可少，尤其是作为服务行业，网络的通达是构建智能酒店的基础，他们需要为客人提供舒适便捷的环境，而能够上网办公、查阅信息则是客户评价一家酒店好坏的重要因素。

为了能够更好的服务于客户，实现与客户更紧密的合作，部分分公司还使用了CRM客户关系管理系统，首先将集团网站作为分公司宣传的窗口，实现客户与分公司进行业务联系的门户，其次各个分公司向总公司公开自己的端口，实现与集团公司的对接，客户可以通过集团网站进入分公司的预订单系统，并直接取得预订号，如果客户在同一段时间内签约了多家公司，则统一平台的优势更明显的体现出来，这尤其表现在酒店预订房间上，如果客户预订了多家酒店的房间，其中必有一部分房间会闲置，但是通过集团内各酒店的Online Booking系统，则可以直接查询其他酒店的房间状态，从而避免房间闲置的情况发生。这种实时性，提高了酒店的房间使用率，增加了客户的粘合度和忠诚度。

另外，CRM系统的应用可以使客户的信息在集团内所有联网企业中共享，一些集团内重要客户资源、客户信息在各个企业之间无障碍互通，不仅有利于提升企业管理集团的品牌形象，而且最大限度的增加了集团化管理的竞争优势。

高效办公的秘诀

截止到目前，优创集团拥有各类全资、控股和参股企业共142家，其中仅国内、境外控股上市公司就有5家，其中，境外持股上市公司2家，国内上市证券基金2家，香港上市基金1家。根据粗略统计，优创总资产约为562亿元，资产构成中市政基础设施、房地产和金融服务三大主业占90%以上。

2002年的春天，优创集团公司看似表面平静的办公大楼里，正在酝酿着一场大刀阔斧的改革，此时公司领导层已经召开了多轮会议，为了要改变当时公司的现状，公司从上到下都做好了充分的准备。

2002年，优创集团公司的发展规模已经比较庞大，也组建了公司内部的局域网，但是这个局域网没有一个公共的先进的信息发布的平台，只是一个简单的文件存储设备，部门与部门之间的文件交换只能到相应的文件服务器查找，虽然能够实现信息的共享与传输，但是在操作上却比较复杂，为日常工作带来了很多不便。

更令优创困扰的是，虽然公司的规模在不断扩大，人事部门也在不断的为公司输入新鲜的血液、增加新的员工，但人手总不够用，公司的整体效益不见有明显的提高，相反，由于机构过于庞大，公司的管理层处于比以前更加繁忙的境地，但工作效率却不见提高。优创的这位负责人说，“由于公司每年都在扩大业务范围、增设分支机构，集团的工作人员每天忙得都不可开交，公司领导层总觉得自己的时间安排不过来，日程太紧，员工加班的时候也比以往增加了，由于公司管理手段的落后和不科学性，导致了许多重复性劳动。”

集团公司从上到下呈现一片忙碌的景象，只见拿着申请单、报销单到处找人签字的人员多了，将文件复印出一撂撂下发到各部门的人员多了，还有部分人员花几个小时的时间用于寻找合同样本，甚至有的时候为了一笔无足轻重的报销单要等到几个月。由于企业管理流程过于复杂，往往一个很简单的程序要涉及多个部门的分工合作和协调，传统的垂直化管理更增加了企业管理的难度。另一方面，随着企业规模的不断扩大，内部沟通频率相应增多，却越来越不顺畅；企业知识结构呈现几何式增长，但却无法真正沉淀出一条有益的高效的业务流程；由于部门增多，岗位增多，人员增加，人与人之间的协作与磨擦也增加了许多，而这些却导致了工作效率的整体下降，对以上这些现象应该说很多企业都有同样的感触，在高速成长与发展中的企业他们为自己无法摆脱公司规模扩大而带来的低效的困扰，而这恰恰成为了公司进一步快速发展的绊脚石，在这种情况下要实现企业管理的信息化、科学化就必须利用信息化建设的契机，对公司进行全面的优化。

很快优创集团公司的领导意识到必须引进一种高效办公的管理手段与方法，于是集团内部有人建议对公司进行合理的OA系统建设，经过2002年优创集团公司的信息化改造，优创很快从这种局面中摆脱出来，走上了高效发展的道路。现在集团员工之间实现了及时快速的沟通，面对激烈的市场竞争和外部环境的压力，企业可以以最快的响应速度做出有益的决策，公司各种相关信息从发布到传递与反馈、工作从开始到流转与完成，不仅能够快速准确的完成工作任务，而且实现了企业业务流程的智能化，企业内部大量的资料、档案均有序的入档并有条理的管理起来，由于实现了无纸化办公，企业内部所有的信息都可以通过网络实现共享，信息快捷与准确。

另一方面，为了更好的优化企业内部各类管理流程，优创集团通过使用智能办公系统的流程设置与日常办公模块，轻松架设了一套符合公司实际的一个日常协作与审批平台，最终实现了集团内部业务处理的百分之百的电子化。同时，在这个系统上马之前与使用过程中，信息部门人员对其它各部门人员进行了大量的培训与教育，尤其对那些对业务需求较高的部门，使这些部门的人员能够熟练并且精通的操作系统，由于信息部门人员的努力，在结合了企业自身业务特点的前提下，突破原来的旧有体制，新的OA办公管理系统终于不负众望，为企业的发展起到了重要的不可替代的角色。

永无止境的信息化

经过大刀阔斧地改革，优创集团每年实现销售收平均递增12%，实现税后利润增长7到8个亿，其按照“深化改革，坚持创新，积极进取，稳健经营”的方针，坚持“以投资银行业务为先导，以核心产业为基础，两个轮子相互促进，共同发展”的企业战略，这期间优创的信息部门发挥了极为重要的作用，在确定了“城市建设、运营、服务商”的产业定位后，优创尤其在抢占市场稀缺资源，做大做强核心主业，取得了重大突破。

在取得了初步信息化改造的效果之后，随着优创集团企业信息化的水平不断提高，公司的信息管理人员发现，传统的企业内局域网OA系统已经不能满足公司业务发展的需要，以及不能满足外出工作的员工或经理的移动办公等现实的需求。这要求作为企业的信息化管理工具应该具备远程接入的能力，且具备强大的身份认证功能，确保企业信息资源只能被合法用户所访问。这时传统的口令认证方式就暴露出很大的不足，存在泄露、窃听、重放攻击等安全缺陷，必须使用更加先进的技术来改进。

通过向其它企业取经，经过磋商优创集团采用了时代亿信的安全身份认证及访问控制系统，规划并构建OA系统的统一身份认证入口，由于该统一身份认证使用PKI/CA体系，并通过了国家密码管理局的技术鉴定，不仅能够保证信息系统对可靠性、安全性、实时性的需求，而且通过采用安全可靠的Secure VP产品，实现了移动办公的远程安全认证和访问。

经过仔细的安排与部署，优创集团的安全系统达到了比较完善的程度，通过使用数字证书和数字签名技术，保证了用户身份信息的完整与可靠，从而杜绝了一些非法用户对集团公司内部资源的访问，并通过使用SSL加密通道，即使远程的用户也可以安全无忧的传输秘密信息。优创信息部的管理人员告诉记者，“我们通过对系统设定不同的参数，能够灵活的为公司提供各种高级的安全保护，比如可以设置双向加密认证通道、双因素身份认证等。另外，在使用安全产品前，我们把可扩展性作为判断一个产品好坏的重要评判指标，只有这样的产品才可能从安全身份认证和访问控制系统平滑地升级到统一身份管理系统，从而满足今后集团公司新加入的信息系统的安全认证的需求，很庆幸我们做到了这一点。”

据了解，集团办公效益化、规模化的同时，也给集团内部信息的处理与保存带来了非常大的隐患，优创公司在这一点上较早的意识到了结果的严重性，但由于集团内部涉及到的设备与应用比较复杂，这使得安全防备更加繁琐与困难，根据不断地测试，优创选择了基于身份认证、响应时间小于一秒的控制系统，其并发用户限制在150人左右。经过一段时间的使用，员工普遍认为集团的控制系统操作简单易懂，通过网络即可实现配置和管理，能够非常容易的实现强大的日志和审计功能。

优创信息中心李经理指出，他们应用了一款基于互联网的接入解决方式，并可支持企业将远程访问的安全产品，由于采用了网络，它可以非常方便的将安全扩展到任何连接到互联网的用户，如员工、客户和企业合作伙伴等。另外，李经理强调，这种方式无须在远程设备上安装特殊软件或进行特别配置，也无须对要访问的后台资源进行修改，大大地减轻了客户的支付负担，并增加了大量电子邮件、传统应用和远程控制等应用，而这些可通过标准IE浏览器进行访问。■

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