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为贸易业务加“油”

发表时间：2008-01-27 10:32:13.0 作者：郭雪梅

贸易业务本身的特点就是数据量与信息量的整合，对于信息化系统的要求自然很是先进。从最早开始电算化，到成功应用系统平台完成对外贸易，再到实施ERP对二十年的资源进行深度挖掘，北京京城工业物流有限公司的信息化建设之路，总是先人一步。

公司介绍

中瑞合资-北京京城工业物流有限公司（GIS）成立于2003年，是一家致力于为工业制造用户提供采购、加工、国际贸易及咨询服务专业化的工业物流公司。GIS是北京京城机电控股有限责任公司以北京市机械设备进出口公司、北京中都兴物资公司的优良资产，并吸收北人集团公司、北京第一机床厂的资金，组建的以工业原材料采购、物流加工、配送和国际贸易为主要业务，直接为工业制造企业提供服务的专业化“工业物流公司”。GIS拥有先进的工业物流技术、管理诀窍和各种物流设施，包括新建的ERP系统。GIS将分阶段实施企业发展战略，以适应中国工业物流市场增长和发展的需求。

与国内定义物流企业不同的是，北京京城工业物流有限公司（GIS）的经营范围更加广泛。作为国内最早的专业外贸企业代表之一，北京京城工业物流有限公司（GIS）是由北京京城机电控股有限责任公司对北京市机械设备进出口公司和北京中都兴物资公司进行整体改制组建的，不仅能在世界范围内为用户提供各类供应商，能够按照用户设计要求，提供下料件、结构件及半成品，而且还能帮助用户制订工业物流战略规划和可行性研究报告，提供包括市场调研、环境分析、制订战略目标及风险管理等深层次服务。2004年，借助合作伙伴瑞士ILB公司的力量，GIS更是走向了国际化物流平台，7个业务部在从事进出口贸易、内贸业务时更加游刃有余，利润逐年递增。

贸易业务本身的业务特点就是信息量与数据量的整合，对于信息化系统的要求自然很是先进。经过了多年的信息化建设，GIS在实现了会计电算化项目的基础上，完成了Web、Mail等应用，建成了覆盖企业各部门的内部局域网（INTRANET）。由于贸易业务之间往来频繁，尤其是与国外生意伙伴往往由于时间差很难直接联系，所以相互之间传递信息的Mail邮件必不可少，搭建稳定邮件系统和安全防护成为信息中心工作重点。在谈到GIS信息化建设最初的历程时，信息中心王强这么表示。

他山之石，可以攻玉

如果说GIS的领导没有去开那次会，也许GIS的信息化仍然只是为“业务+财务”而服务，不会像现在这样发展的如此迅速。

GIS是国内最早的专业外贸企业，资源丰富，自然能有机会经常参见各类行业研讨会。那是一次有关信息化的研讨会，河北某中大型贸易公司信息化建设很是成熟，邀请GIS高层参加。在谈到企业发展遇到的危机时，其信息中心李主任说到了曾经遭遇的人事危机。

2002年，该公司招来一名员工赵某，他工作积极、业绩突出，很快被公司确定为重点培养对象并逐渐接触了公司的对外销售工作。4年下来，赵某不仅掌握了很多重要的客户资源，同时还成为了该公司驻外分公司的负责人。而就是在2006年，赵某突然提出了辞职。这让公司有些措手不及。显然，掌握着核心关系的赵某无论是自己开公司还是跳槽到竞争对手那里都回公司带来极大的损失。为了将损失降调最低，经过协商，双方签订了《解除劳动合同协议书》。在协议书中，赵某承诺，在两年内不从事涉及进出口行业相关工作或开办相关的公司。作为补偿，公司向赵某支付将近5万元的补偿金。赵某若违约，应向公司支付3倍补偿金的金额，赔偿公司的损失。协议签订当日，该公司就向赵某支付了补偿金。

事情似乎处理的很妥当，但是没有想到的是，之后赵某负责的欧美方面的业务再也没有了合作。公司经过彻查才发现，赵某在离职前已经将所有业务往来邮箱以及信息全部删除。而当时公司由于是租用的外部邮箱，所以也没有相应的邮件备份。据统计，2006年公司仅欧美业务就损失了近100万美元。

李主任分析说，向赵某这样骨干员工流失带来直接损失是可以统计的，但是其后为了填补职位的空缺，企业往往还要支付很大的招聘费用，同时要对新来的员工进行培训。而企业的客户资源更会因为员工的跳槽而损失，企业的服务质量、声誉、产品质量、产品的销路等等，都会受到不利的影响。最糟糕的是，离职的骨干员工很可能去为对手企业服务，这样会使自己的商业机密被泄露，竞争实力因此被大大地削弱。显然，关键人才的流失绝对会打乱企业的战略部署，给企业带来灾难性的损失。

说者无心，听者有意。众所周知，贸易行业中的业务部门更多是上下游资源的积累。GIS的高层经验敏感意识到GIS本身也有可能存在的人事问题，回来就与办公室、信息中心一起，制定了关于安全方面措施。一年之中，企业不仅采购了多台IBM X346服务器构建了DOMINO邮件系统与数据库应用，同时购买了IBM DS300磁盘阵列柜一台，作为数据备份和存储。王强详细描述了公司的网络搭建过程：
第一步：备份现有邮件系统，做到后续每收一封邮件就备份一封邮件。
第二步：将磁盘阵列柜中的12块硬盘分为两个区，每个区用5块硬盘作RAID5另一块作热备。
第三步：购置服务器一台用于WEB服务，运行公司的ESHOP平台，企业门户网站。
第四步：将Web服务器通过金山防毒墙与协作办公服务器数据同步，供外网用户访问。
第五步：备份服务器定期将数据库备份到磁带机中保存。

同时为了保证系统安全防止黑客攻击，企业将所有可供外网访问的网站全部置于Web服务器中。Web服务器放置于DMZ区，通过防毒墙将Web服务器与内网隔离防止病毒的入侵。而备份服务器会在每天晚上24点对邮件系统、网络传真系统的数据库做增量备份。信息管理员还针对不同的业务部门设定了不同的业务权限，建立了完整的防护体系。

数据整合的战略布局

然而，高速的成长也为企业带来了发展的瓶颈。由于GIS一直没有建立MIS等系统，所以单纯为业务服务的网络架构不足以支撑更深刻的应用。同时，由于外贸业务受到国际环境影响较大，逐步呈现回落。而曾经不受重视的国内贸易稳步增强，涉及业务与财务之间的单据处理更加复杂。这主要表现就是单证，由于业务单证本身的要求就很严格，现在又同时存在许多不同种类的单证，涉及库存、业务、财务之间难以对接，不仅工作量巨大，而且极容易出现错误，影响正常的工作进度

此外，很多其他问题随着矛盾的激化也逐渐浮出水面，如内部管理效率低，多年的外贸业务、积累了丰富的知识与资源，但对资源的分析与整合需要加强；各种业务信息在部门之间无法共享；手工管理阶段，凭借人的力量来管理与记录各方面的信息；丰富的经验与知识，难以形成体系化培训保存下来等。最关键的是，国际竞争的日益加剧，使得用户的采购行为也在发生深刻的变化，由开始的单一采购逐步演变为现在的成套采购，然而GIS的客户资源过于分散，不仅已有的信息资源查询能力差，而且公司内部管理和信息传递的响应速度也很慢，难以发挥集中采购优势。

显然，GIS需要站在新的战略层面来研究信息系统对于企业业务的支撑作用。通过详细调研，GIS认为，建立企业信息管理系统是解决目前运营过程中存在的问题的最佳手段，也是保证企业告诉、持续发展的原动力。只有通过信息系统才能够将客户、供应商等资源集中起来实现共享。信息系统将实现数据的一次录入，避免了同一数据多次录入；信息系统实现了从业务环节到管理，管理环节到业务环节的数据的自动传递避免了人为传递；信息系统能够及时、准确、完整的收集企业运行过程中的各种数据，对企业领导做出及时准确的决策提供了强有力的支持。GIS的运营主要分为经营和管理，ERP系统无疑能彻底解决经营部分的问题，而协同办公系统则能将管理融入信息系统。

成熟架构下的ERP

事实上，是采用已有成熟的商品化方案还是选择“量身定制”，一直都是业内重要的探讨问题。成熟的方案可靠性、稳定性都比较高，但是需要企业重新梳理业务流程，更改使用习惯，无疑有着应用层面的接受难度。而量身定制的方案由于要经历分析、设计、编程、测试、实施等全过程，需要建立大量的文档，需要花费大量的人力、物力和时间，开发时间和开发成本肯定要高很多。更为困扰企业的是，定制的方案虽然在开发过程中通过系统分析会找出现行业务流程的一些弊病，但由于第三方开发团队规模较小，研发实力有限，一方面难以像商品化方案似的拥有已被验证的成熟的管理思想和管理模式，另一方面随着企业的发展，业务管理模式和流程的变化势必要求系统后续的二次开发，开发团队本身的人员稳定性与生存压力都将成不稳定的因素。

GIS在决定实施ERP的时候也遭遇了上述问题，然而企业最终权衡利弊，采用了成熟架构+部分模块定定制的方案。对于如此选择，王强表示，“GIS采用的ERP系统的子系统都是在其他企业有过成功的实施成果的，架构很是成熟。而针对GIS的特殊需求，ERP开发商可以依据我们的需求开发工资薪酬模块，以及与预算系统结合开发的审批系统。此系统全部是开放的，未来，GIS同样也可凭借企业本身的技术能力开发出其他应用模块。”

正如所有实施过或者正在实施ERP的企业一样，GIS的ERP实施决不会一帆风顺。由于GIS拥有7个业务部门，不仅有外贸单据，同时也有内部业务联系，而且单据上到百万，下到几十块，种类繁复多样。要将已经熟悉了的操作流程重新改变，业务部门的抵触情绪自然能够预计。同样，已经习惯了手工记帐的仓库部，由于人员本身年龄较长，对于计算机的操作很是陌生，所以录入数据也同样是困难重重。然而，面对这些抵触，GIS的高层明确了信息化建设的目标，信息系统项目执行小组反复培训基层员工，积极推动业务流程改革，全力保障了项目的正常进度。

ERP的成功实施保证了GIS信息系统的各个应用子系统之间信息的自动流动。如客户在其公司使用用户名密码登录E-SHOP系统，选择需要的商品形成该客户的采购订单，ERP系统将客户的订单转换成GIS的销售订单。GIS的业务人员登录公司ERP系统就可以看到该客户的订单，有库存的直接销售库存，如没有库存就将采购订单发送到相应的供应商的ESHOP订单池中，该供应商登录时就可看到我们的采购订单。在ERP系统中形成的采购、销售订单将通过接口传递到我们的协同办公系统中按公司的多级审批流程进行审批，审批通过的销售、订单采购订单回传到ERP系统执行。在ERP系统中的数据会时时的传递到协同办公系统支持领导做出审批决策。

总结GIS的信息化建设经验，王强认为，贸易业务本身的特点就是数据量与信息量的整合，如果将GIS比喻为高速路上行驶的汽车，那么信息化建设无疑将是其中的一箱油，是高速行驶的绝佳助力。

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